Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

A.     Karakter Sistem

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

             I.             Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia.

1.1. Modul Operasi

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

1.2. Modul Finansial dan Akunting

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

1.3. Modul Sumber Daya Manusia

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

2.   Keuntungan penggunaan ERP

2.1.      Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

1.2. Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

1.3. Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

B.      Keuntungan yg bisa diukur

1.      Penurunan inventori

2.      Penurunan tenaga kerja secara total

3.      Peningkatan service level

4.      Peningkatan kontrol keuangan

5.      Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

C.        Memilih ERP

1.   Latar Belakang

·         ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain.

·         Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk.

·         Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat

• Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
• Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
• Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
• Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal

2.       3 Syarat sukses memilih ERP

§  Knowledge

§  Experience

o   Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar

Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan.

Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan.

Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

§  Selection Methodology

o   Metodologi

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.

Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple.

Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.

(BK. Khaitan, weblink)

       Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software

3.       Analisa Business Strategy

·         Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?

·         Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

·         Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?

·         Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

·         Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

·         Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?

·         Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

4.       Analisa People

·         Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?

·         Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?

·         Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

·         Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?

·         Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?

·         Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

5.       Analisa Infrastruktur

·         Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

·         Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

·         Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

6.       Analisa Software

·         Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?

·         Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari

·         Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia

·         Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

D.     Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan

ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan

Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

       I.            Gagalnya ERP

·      Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

·      Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik.

·      Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.

·      Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.

          II.            Tanda-tanda kegagalan ERP

1)      Kurangnya komitmen top management

2)      Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)

3)      Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

4)      Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

5)      Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

6)      Kesalahan penghitungan waktu implementasi

7)      Tidak cocoknya software dgn business process

8)      Kurangnya training dan pembelajaran

9)      Cacatnya project design & management

10)  Kurangnya komunikasi

11)  Saran penghematan yang menyesatkan

       III.             Software ERP

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source :

·         Dynamics-Axapta

·         Compiere

·         ORACLE

·         JDE

·         BAAN

·         MFGPro

·         Protean

·         Magic

·         aLTiUs

·         SAP

·         Onesoft

·         IFS

·         ELLIPS

·         AGRESSO

·         INTACS